2) Établir un rétroplanning de sa réunion pour l’organiser et ne rien oublier
Chaque réunion est généralement organisée autour d’ordres du jour. Compléter cette feuille de route en y ajoutant des horaires. De la sorte, vous pourrez informer vos participants de l’organisation et du déroulé de cette rencontre.
De plus, une réunion organisée autour de créneaux horaires évite la perte de temps ! Chaque sujet à son temps alloué, ce qui permet de tout traiter. Aucun point ne sera oublié ou baclé. Un rétroplanning permet à votre réunion d’être droite dans ses bottes en lui apportant une structure.
3) Encourager la préparation des participants
Une réunion réussie est une réunion préparée. Ainsi, si les organisateurs se préparent à l’avance, il en est de même pour les participants, ceci favorisera leur efficacité. Envoyez-leur alors l’agenda de la réunion quelques jours avant.
Il est aussi conseillé de leur confier des tâches pour qu’ils se sentent plus concernés et impliqués. De plus, ils seront obligés de préparer leur intervention. Trouvez alors à chacun quelque chose à faire.
4) Rappeler la réunion 24h avant
Pour éviter les erreurs concernant le lieu de rendez-vous, l’heure etc… n’hésitez pas à envoyer un rappel à vos participants. Intégrez-y toutes les informations essentielles :
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La date
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L’heure (et le fuseau horaire si vos collaborateurs sont étrangers)
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Le lieu (avec digicode ou autre, si nécessaire)
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La liste des participants
Ceci vous permet de faire une piqûre de rappel et de vous assurer de la présence de tout le monde.
Si la réunion se déroule en dehors de vos locaux, n’oubliez pas de réserver la salle. Suivant votre nombre de participants et attentes, de nombreuses salles peuvent correspondre à votre événement. Pour évitez que vous ne perdiez pied, notre équipe d’Eventers vous a sélectionné une liste des plus belles salles de réunions :
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5) Garder une trace de ce qui a été dit
Faites un compte-rendu de la réunion immédiatement après sa fin ! Ne remettez pas à plus tard la réalisation de ce résumé, vous risqueriez d’oublier des éléments importants.
Faites alors un résumé de chaque point abordé et intrégrez-y les décisions qui ont été prises. N’hésitez pas à y préciser les collaborateurs concerné par chaque projet, ceci permettra de garder une trace du rôle futur de chacun. N’oubliez pas de l’envoyer à l’ensemble des participants, pour qu’ils puissent aussi avoir une trace de cet événement.
Bien organisée et définie, les réunions ne sont pas des pertes de temps, mais des gains économiques et créatifs ! Elles seront ainsi vecteur de productivité et facteur de bien-être au travail. Alors, ça vous botte d’organiser une réunion ?
